Het team secretariaat & aankoop staat in voor het voorbereiden en verwerken van beslissingen van de bestuursorganen, de ondersteuning van aankoop en het beheer van het archief.
De dienst secretariaat & aankoop
- ondersteunt de werking van de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau. Van alle beslissingen van deze bestuursorganen worden notulen opgemaakt.
- ondersteunt de uitvoering van een correct en kostenbesparend aankoopbeleid binnen de gemeente en het OCMW van Malle. Dit gebeurt onder andere door het centraliseren van allerlei aankopen van de verschillende diensten en het beheren van raamcontracten. De dienst secretariaat & aankoop ziet er ook op toe dat de aankopen volgens de bepalingen van de decreten en de wet op de overheidsopdrachten verlopen. Wil je met jouw bedrijf graag aangeschreven worden bij toekomstige overheidsopdrachten? Stuur dan een mail naar aankoop@malle.be en we nemen je adresgegevens twee jaar op in onze bestanden.
- beheert het archief van de gemeente en het OCMW van Malle. Om de juiste documenten terug te vinden, krijgt elk dossier een classificatienummer dat, samen met de plaats in het archief, wordt genoteerd in een register.
- geeft administratieve ondersteuning aan de burgemeester en de algemeen directeur.
Verder kan je terecht bij het secretariaat voor een aantal toestemmingen of vergunningen.
- Organiseer je een evenement of een manifestatie en wil je langs de openbare weg aankondigings- en bewegwijzeringsborden plaatsen? Of met een radiowagen of een publiciteitskaravaan door de gemeente rijden?
- Heb je iets aan te kondigen en wens je jouw affiches aan te plakken op de gemeentelijke aanplakborden?
- Geef je een bal of een fuif in een lokaal waar gewoonlijk niet gedanst wordt? Of je wil een feesttent plaatsen?
- Wil je vreugdeschoten lossen op de vooravond van een belangrijke gebeurtenis?
- Organiseer je een stoet of een optocht, een jogging of een wielerwedstrijd?
- Hou je een inzameling op de openbare weg (collecte, loterij, tombola, huis-aan-huis)?
- ...
Breng de dienst secretariaat & aankoop tijdig op de hoogte via secretariaat@malle.be. Zij zorgen ervoor dat je de vereiste toestemming of vergunning krijgt of ze verwijzen je door naar de bevoegde instantie.