Secretariaat & aankoop

Secretariaat

Het team secretariaat & aankoop staat in voor het voorbereiden en verwerken van beslissingen van de bestuursorganen, de ondersteuning van aankoop en het beheer van het archief.

  • Het secretariaat ondersteunt de werking van de gemeenteraad , de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau. Van alle beslissingen van deze bestuursorganen worden notulen opgemaakt. 
  • Het secretariaat ondersteunt de uitvoering van een correct en kostenbesparend aankoopbeleid binnen de gemeente en het OCMW van Malle. Dit gebeurt onder andere door het centraliseren van allerlei aankopen van de verschillende diensten en het beheren van raamcontracten. Het secretariaat ziet er ook op toe dat de aankopen volgens de bepalingen van de decreten en de wet op de overheidsopdrachten verlopen.
  • Het secretariaat beheert het archief van gemeente & sociaal huis. Om de juiste documenten terug te vinden, krijgt elk dossier een classificatienummer dat, samen met de plaats in het archief, wordt genoteerd in een register.
  • Daarnaast wordt nog administratieve ondersteuning verleend aan de burgemeester en de secretaris.

Verder kan je terecht bij het secretariaat voor een aantal toestemmingen of vergunningen. Enkele voorbeelden:

  • Organiseer je een evenement of een manifestatie en wil je langs de openbare weg aankondigings- en bewegwijzeringsborden plaatsen? Of met een radiowagen of een publiciteitskaravaan door de gemeente rijden?
  • Heb je iets aan te kondigen en wens je jouw affiches aan te plakken op de gemeentelijke aanplakborden?
  • Geef je een bal of een fuif in een lokaal waar gewoonlijk niet gedanst wordt? Of je wil een feesttent plaatsen?
  • Wil je vreugdeschoten lossen op de vooravond van een belangrijke gebeurtenis?
  • Organiseer je een stoet of een optocht, een jogging of een wielerwedstrijd?
  • Houd je een inzameling op de openbare weg (collecte, loterij, tombola, huis-aan-huis)?
  • ...

Breng in elk van bovenvermelde gevallen op tijd het secretariaat op de hoogte. Zij zorgen ervoor dat je de vereiste toestemming of vergunning krijgt of ze verwijzen je door naar de bevoegde instantie.

Aankoopdienst

De gemeentelijke aankoopdienst probeert een kostenbesparend aankoopbeleid te voeren binnen de gemeente en het OCMW van Malle. Dit gebeurt onder andere door het centraliseren van allerlei aankopen van de verschillende diensten. Verder bekijken we ook in hoeverre aankopen gezamenlijk kunnen gebeuren. Zo kunnen we grotere hoeveelheden aankopen of kunnen we raamcontracten afsluiten met betere prijzen als gevolg.
De aankoopdienst ziet er tevens op toe dat de aankopen volgens de bepalingen van de gemeentewet en de wet op de overheidsopdrachten verlopen. Ten slotte levert de aankoopdienst voor bepaalde dossiers administratieve ondersteuning bij de openbare aanbesteding van allerhande werken.  

Wil jij met jouw bedrijf graag aangeschreven worden bij toekomstige overheidsopdrachten of andere prijsvragen? Laat het weten aan onze aankoper en we nemen jouw adresgegevens op in onze bestanden. 


Contactgegevens
Dienst secretariaat & aankoop
Antwerpsesteenweg 246
2390 Malle

tel. 03 310 05 31
fax 03 311 71 70
email secretariaat@malle.be


Gemeente Malle
Antwerpsesteenweg 246
2390 Malle
tel: 03-310.05.11
fax: 03-311.71.70
info@malle.be