De belangrijkste taak van het secretariaat is het voorbereiden en verwerken van beslissingen van de gemeenteraad en het schepencollege. Van alle beslissingen worden vervolgens uitreksels en notulen opgemaakt. Daarnaast sorteert het secretariaat ook de binnenkomende briefwisseling en verdeelt deze over de verschillende diensten. Ook bepaalde uitgaande briefwisseling gebeurt door het secretariaat. Daarnaast wordt nog administratieve ondersteuning verleend aan de burgemeester en de gemeentesecretaris.
Verder kan je terecht bij het secretariaat voor het bekomen van bepaalde toestemmingen of vergunningen. Enkele voorbeelden:
- Organiseer je een evenement of een manifestatie en wil je langs de openbare weg aankondigings- en bewegwijzeringsborden plaatsen? Of met een radiowagen of een publiciteitskaravaan door de gemeente rijden?
- Heb je iets aan te kondigen en wens je jouw affiches aan te plakken op de gemeentelijke aanplakborden?
- Geef je een bal of een fuif in een lokaal waar gewoonlijk niet gedanst wordt? Of je wil een feesttent plaatsen?
- Wil je vreugdeschoten lossen op de vooravond van een belangrijke gebeurtenis?
- Organiseer je een stoet of een optocht, een jogging of een wielerwedstrijd?
- Houd je een inzameling op de openbare weg (collecte, loterij, tombola, huis-aan-huis)?
- ...
Breng in elk van bovenvermelde gevallen tijdig het secretariaat schriftelijk in kennis. Zij zorgen ervoor dat je de vereiste toestemming of vergunning krijgt of ze verwijzen je door naar de bevoegde instantie.
Tenslotte is het secretariaat ook verantwoordelijk voor het archief van de gemeente. In dit archief bevinden zich enkele documenten van meer dan 150 jaar oud. Het grootste deel van het archief bestaat uit dossiers van de vroegere gemeenten Oost- en Westmalle. Sinds de fusie in 1977 zijn er echter nog heel wat dossiers bijgekomen. Om de juiste documenten terug te vinden, krijgt elk dossier een classificatienummer dat, samen met de plaats in het archief, wordt genoteerd in een register.